Come migliorare la gestione dello Smart-Working: Impatti Cognitivi e Risposte per le Aziende

La pandemia da COVID-19 ha drasticamente trasformato il nostro modo di vivere e lavorare, portando all’adozione su larga scala dello smart-working. Tuttavia, dietro a questa nuova modalità di lavoro flessibile e autonomo, si celano impatti cognitivi significativi che richiedono un’attenta gestione e riflessione.

Lo scenario post-pandemico

Lo smart-working, o lavoro agile, è emerso come una risposta alla necessità di continuare le attività lavorative durante la pandemia. In Italia, il numero di lavoratori in smart-working è cresciuto del 850%, passando da circa 200.000 a 1.850.000 durante e dopo la pandemia. Le statistiche attuali indicano che il 42% dei lavoratori preferisce un modello di lavoro ibrido, mentre il 64% sarebbe disposto a vedersi decurtato lo stipendio pur di poter lavorare da qualsiasi luogo (IVANTI, 2022: Everywhere Workplace Report).

Le conseguenze della pandemia sono state molteplici:

• nuova organizzazione familiare;
• nuove modalità operative di lavoro e collaborazione professionale;
• nuove dinamiche nelle relazioni sociali.

Questi cambiamenti hanno avuto impatti significativi anche sulla salute fisica e mentale, quali:

• un aumento dei disturbi del sonno;
• maggiore irritabilità;
• una sensazione diffusa di malinconia.

Inoltre, sono emersi nuovi ostacoli come la fatica digitale e l’annebbiamento mentale che hanno portato ad un aumento degli incidenti sul lavoro.

Smart-working & Neuroscienze

All’interno di questa cornice si sono inserite le neuroscienze che hanno indagato ed analizzato gli impatti neurocognitivi derivanti da questa nuova condizione di lavoro. Infatti, la transizione al lavoro agile ha portato ad una serie di conseguenze sia sul piano fisico che mentale, evidenziando la necessità di una riflessione approfondita sulla gestione di questa nuova modalità lavorativa. Fra le principali problematiche che sono state evidenziate ci sono:

1. Fatica digitale e Affaticamento da Zoom
   La fatica digitale deriva dall’adozione massiccia di strumenti di comunicazione online. Le videochiamate, sebbene utili, generano “affaticamento da Zoom” a causa di vari fattori come la mancanza di comunicazione non verbale, la connessione scadente e la modalità “gallery view” che sovraccaricano il cervello di stimoli ed elaborazioni aggiuntive.
2. Senso dello Spazio e Identità Professionale
   Gli spazi virtuali, come Zoom e Teams, possono compromettere il nostro senso dello spazio e di conseguenza l’identità professionale. Questo accade perché i luoghi non fisici non attivano la memoria autobiografica e la categoria di neuroni definiti “GPS” portando ad un sentimento di “placelessness”, ovvero di assenza di luogo.
3. Leadership e Tutoraggio
   Le videoconferenze possono interrompere il processo di sintonizzazione intenzionale che si basa sull’analisi della gestualità del corpo tramite i “neuroni a specchio”. Questo rende più difficile l’imitazione di comportamenti virtuosi da parte dei collaboratori e, parallelamente, fa emergere anche problematiche legate alla ricezione delle informazioni durante la restituzione di feedback.
4. Identità di Gruppo e Creatività
   Le componenti cruciali legate a creatività, produttività e capacità di lavoro in gruppo sono influenzate dalla sincronizzazione delle oscillazioni neurali che però sono ridotte o del tutto assenti nelle videochiamate e nel lavoro a distanza.
5. Attenzione e Iperconnessione
   L’iperconnessione che viviamo nella società attuale, sebbene fornisca una maggiore disponibilità di informazioni, può causare insufficienza attentiva per via dell’eccesso di stimoli che riceviamo (“galler view” durante le videocall, e-mail, chiamate, scadenze, ecc.).

Suggerimenti per migliorare l’impatto cognitivo dello smart-working

Partendo da questi impatti negativi derivanti dall’utilizzo dello smart-working, ci sono delle azioni che le aziende possono mettere in atto per mitigare i rischi e migliorare la produttività, ma anche il benessere psico-lavorativo dei propri dipendenti.

• Recupero della concentrazione profonda: è essenziale allenarsi a mantenere la concentrazione su compiti cognitivamente impegnativi. Inizialmente, potrebbe essere difficile, ma giorno dopo giorno il cervello recupera l’abilità del focus approfondito.

• Introduzione della pratica della mindfulness: praticando questa tecnica, che prevede di concentrarsi attivamente sul respiro, è possibile ridurre lo stress, migliorare l’attenzione e rafforzare la memoria.

• Gestione dell’attività cognitiva rapida: è necessario educare i dipendenti ad evitare uno stile di pensiero cognitivo “rapido”, cioè che passa da una cosa all’altra. Il multitasking è un falso mito, perciò, è essenziale concentrarsi su un singolo compito alla volta.

• Riformulare la modalità di lavoro agile per la conciliazione con la vita personale.

• Fornire supporto fisico e psicologico attivo.

Bisogni aziendali e responsabilità nello smart-working

Le aziende possono affrontare i disagi e le problematiche del nuovo scenario organizzativo assumendosi la responsabilità di sostenere i collaboratori e potenziando le loro risorse cognitive ed emotive. Ciò può essere messo in atto su vari livelli:

• livello organizzativo: definire nuovi regolamenti per lo smart-working che prevedano, ad esempio, politiche di “no-disturb time” che regolamentano le videochiamate e gli orari di lavoro;

• livello individuale: sviluppare le competenze dei manager per la gestione a distanza dei team, potenziando la restituzione dei feedback, la definizione di obiettivi e la comunicazione efficace;

• livello gestionale: promuovere iniziative come team-meeting regolari, peer coaching, e progetti di facilitazione per il gruppo in modo da bilanciare il lavoro isolato e individuale;

• livello personale: sostenere attivamente il benessere fisico e mentale dei lavoratori attraverso corsi di mindfulness, attività fisica, formazione tecnologica e fornendo strumenti di lavoro idonei.

Lavoro ibrido e sfide future

Il mondo dello smart-working ha sicuramente aperto tante nuove opportunità, quali il risparmio economico e di tempo, una maggiore flessibilità, autonomia e responsabilizzazione, e una misurabile riduzione dell’impatto sull’ambientale. Allo stesso tempo, comporta però una gestione attenta e consapevole dei possibili impatti negativi legati a questa modalità di lavoro come l’incremento degli “straordinari” tradotti in ore di disponibilità, la mancanza di netta separazione fra orario di lavoro e tempo libero e il possibile peggioramento della salute mentale e/o fisica dei lavoratori.

In conclusione, il futuro del lavoro prevede sempre di più il modello ibrido che combina lavoro da remoto e presenza in ufficio. Le sfide includono la gestione dell’equilibrio tra vita lavorativa e privata, la comunicazione a distanza, la gestione dello stress lontano dall’ufficio e la creazione di pratiche che migliorino la qualità della vita lavorativa. Le aziende che vorranno connotarsi come sostenibili, avere appeal per attirare le persone migliori e mantenere alta la retention occupazionale, dovranno quindi cambiare approccio e adottare politiche e pratiche che promuovano il benessere dei dipendenti, garantendo un equilibrio sano tra lavoro e vita privata. Solo così lo smart-working può essere un vantaggio duraturo per tutte le parti coinvolte.

Dott. Andrea Benedettini

Psicologo, Coach, Formatore & Esperto di Neuroscienze

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