MISURE E TUTELE AZIENDALI ALL’EPOCA DEL CORONAVIRUS

E’ ormai appurato che la situazione che i cittadini italiani (ed europei) sono costretti a vivere sta imponendo un mutamento nelle abitudini di vita, di relazione sociale e lavorative. Nelle ultime due settimane le imprese di tutte le dimensioni e settori si trovano a dover gestire situazioni organizzative del tutto inaspettate e nuove. I più evidenti problemi e rischi che le imprese stanno incontrando, insieme alla minaccia epidemiologica, attengono al:

• mantenimento degli impegni contrattuali con clienti
• (salute/sicurezza)
• protezione dei dati personali e la tutela dei segreti commerciali

Potrebbe accadere che l’esecuzione della prestazione contrattuale che impegna le aziende nei confronti di clienti risulti temporaneamente impossibile a causa della situazione di emergenza in atto. In tal caso, va precisato che, fintanto che perdura l’impossibilità, il debitore della prestazione non potrà essere considerato responsabile per eventuali ritardi nell’adempimento. L’impossibilità temporanea, infatti, dipende da una causa a lui non imputabile.

Se, poi, proprio a causa dell’emergenza epidemiologica, nei contratti ad esecuzione continuata o periodica ovvero ad esecuzione differita, la prestazione dovesse diventare eccessivamente onerosa, la parte debitrice potrebbe arrivare a domandare la risoluzione del contratto per eccessiva onerosità sopravvenuta. L’emergenza da Corona Virus, infatti, ben rientra nel concetto di avvenimenti straordinari e imprevedibili, rilevanti ai sensi dell’art 1467 c.c.

Alla definizione della situazione emergenziale concorrono i provvedimenti che le autorità hanno emesso, oltre alla dichiarazione di stato di emergenza. Si consideri, infine, che attualmente in Italia, al contrario che in Cina, non sono stati predisposti dei Certificati di Forza Maggiore, che permettono di giustificare i ritardi e in generale gli inadempimenti. Se del caso, potrebbe pertanto essere congruo inviare una comunicazione adeguata ai clienti per giustificare eventuali ritardi nell’esecuzione della prestazione dovuta.

Per quanto riguarda la possibilità di garantire la continuità lavorativa e rispettare gli impegni, si segnala alle PMI che per natura possono attuarlo di adottare lo smartworking (o telelavoro) come alternativa all’assenza fisica del lavoratore (in questi giorni si registra incremento nell’utilizzo da parte dei lavoratori della malattia o dei permessi retribuiti per evitare di uscire di casa!). Se la tipologia di prestazione o attività è perseguibile anche senza la presenza fisica del lavoratore, lo smartworking è un’efficace soluzione. La stessa INAIL raccomanda l’adozione di tale istituto in osservanza delle misure di salute e sicurezza ai sensi del D.Lgs. 81/2008. Si raccomanda alle imprese di considerare il dettato dell’art. 4 co. 2 della Legge 300/1970 – Statuto dei Lavoratori con riferimento alla disciplina del controllo a distanza ovvero di misurazione delle performance.

Sotto il profilo tecnico-operativo, per strutturare il “lavoro agile” si attiva un collegamento sicuro della rete aziendale con l’indirizzo e-mail ovvero l’account del lavoratore (ad esempio a mezzo VPN) così da permettere al lavoratore di accedere alle informazioni o cartelle di lavoro e produrre le medesime prestazioni da casa. Per mitigare rischi di accessi non autorizzati a documenti riservati è utile prima mappare e segregare le cartelle e file di lavoro istituendo regole di accesso delle stesse a seconda del ruolo del lavoratore e livello di credenziali. Inoltre è opportuno aggiornare, le informative privacy dipendenti ai sensi dell’art. 13 del GDPR (Reg. Ue 2016/679) e le autorizzazioni ai sensi dell’art. 29 del GDPR. Scrivere una policy interna ovvero un disciplinare sulle misure di sicurezza che sanciscano le modalità di utilizzo della rete, degli strumenti informatici le modalità di accesso da remoto, le operazioni consentite e i divieti, le attenzioni da osservare in materia di privacy e riservatezza, le eventuali sanzioni disciplinari in caso di inosservanza delle regole.  Particolare e ulteriori misure dovranno adottarsi in caso di necessità di proteggere i segreti industriali o meglio i segreti commerciali ai sensi del D.Lgs. 63/2018.

Un suggerimento finale per permettere il coinvolgimento e la formazione frontale delle persone in azienda all’epoca del Coronavirus: si possono utilizzare piattaforme software on demand a tariffe di abbonamento mensili economiche (siamo nell’ordine delle 10-15 Euro/mese) di facile utilizzo anche per i soggetti non-digital (es. “Go to Meeting” oppure Adobe Connect, o Teams of Microsoft, Zoom) per condurre sessioni di formazione live o riunioni operative. Sono piattaforme smart: facili da usare, efficaci e permettono l’interazione delle persone sia per gruppi ristretti che per platee ampie. Modo semplice per mantenere coinvolte le risorse umane anche a distanza!

Da una crisi nascono grandi opportunità!

Informarsi e affidarsi a specialisti qualificati per convertire i propri processi organizzativi in sicurezza e garantire sostenibilità all’impresa prima che sia troppo tardi.

Raffaella Sella – Risk & Privacy Manager